I flertalet e-butiker är hanteringen av processerna med returneringar ännu på utvecklingsstadiet och urholkar som sådan betydligt resurserna. När affärsverksamheten växer börjar också revisorerna ingripa om bokföringen inte är organiserad: audit trail-kraven väcker handlarna att observera problemen och försöka hitta en fungerande lösning.

I synnerhet i e-butiker som säljer mycket är mängden returneringar avsevärd. T.ex. kläder kan inte provas på förhand så t.o.m. upp till ett tvåsiffrigt procenttal av den totala mängden beställningar skickas tillbaka. Det här ställer krav på hur exempelvis kundservicen organiseras, eftersom köparna vill ha information helst i realtid om läget för sin egen returneringsprocess. Ofta är de också otåliga och vill snabbt ha pengarna de betalat tillbaka.

Eino”E-handel är sådan distanshandel som avses i konsumentskyddslagen och där är utgångspunkten att konsumenten har rätt att häva köpet och få betalningen tillbaka. De växande volymerna medför massvis med manuellt arbete där riskerna för fel är svåra att behärska” kommenterar specialisten på utkontraktering i ICT-branschen Eino Svinhufvud vid advokatnyrån Asianajotoimisto HH Partners.

Förutom att organisera kundservicen bör företaget ha som mål att sköta återbetalningarna ekonomiskt. Att utföra arbetet manuellt är ineffektivt. Det är lätt att samla t.ex. kontonumren från returneringsblanketterna, men också den informationen måste matas i datasystemen för hand. Dessutom kan det bli fråga om att överenskomma skilt vilken summa kunden ska betala i fall att beställningen returneras delvis och rabatter ska beaktas.

Trots lagens krav har butikerna ofta inte fäst uppmärksamhet på hanteringen av speciella situationer. Enligt Svinhufvud kommer kravet på att bokföringen ska visa riktiga uppgifter emot såväl i den dagliga bokföringen som när bokslutet görs upp. Revisorn ska utföra sin granskning omsorgsfullt och kunna bekräfta att uppgifterna i bokföringen är riktiga: vid behov bör bolaget klara att ta fram information om återbetalningarna på så sätt att revisionen kräver varken manuellt arbete eller betydande revisionskostnader.

Med andra ord måste samtliga återbetalningar och rabatter registreras systematiskt. Otydliga anteckningar i rutiga häften hjälper inte långt.

Hur klarar du kraven?

Få företag har något som helst standardiserat system, i vilket uppgifterna som kommit från kunderna via olika kanaler sparas, än mindre något sådant som automatiserar skeendena i returneringsprocessen.

Erik Erik Renfors vid KPMG, som är specialiserad på ekonomiförvaltnings-, finansierings- och riskhanteringstjänster, konstaterar att det lönar sig för företagen att satsa på tekniska lösningar som stöder både rapporteringen om ekonomin och i synnerhet planeringen av affärsverksamheten och penningtrafiken. Detta därför att de ökande procenterna returneringar i e-handeln orsakar avsevärda utmaningar när det gäller att planera kassaflödet och hantera likviditeten. Om företaget har beredskap för det kassaflöde med gottgörelser som returneringarna orsakar med hjälp av rätt dimensionerade lösningar och teknologi för att hantera betalningarna har företaget betydligt bättre möjligheter att klara utmaningar som undantagssituationer ger upphov till.

Mikael Suomen Maksuturvas vd Mikael Smeds följer intensivt utvecklingen inom e-handeln och är av samma åsikt som Renfors: ”E-handelns betydelse som försäljningskanal ökar kontinuerligt och en business i form av enbart en traditionell liten kvartersbutik har inte längre tillräckliga förutsättningar att svara mot konkurrensen. Förutom att ha en bra design måste en e-butik numera också klara processerna i bakgrunden på ett övergripande och välplanerat sätt för att bli lönsam.”


Advokatbyrån HH Partners Oy betjänar finländska och utländska kunder på så gott som alla områden inom juridik. Läs merawww.hhpartners.fi

KPMG Oy Ab är en av Finlands ledande kunskapsorganisationer. Företaget erbjuder revisions-, skatte- och rådgivningstjänster. Läs merawww.kpmg.fi

Suomen Maksuturva Oy är en inhemsk Intelligent Payment Service Provider (iPSP) specialiserad på smart förmedling av betalningar. Företagets service tillhandahåller förutom betalsätt redskap för att hantera returneringar av produkter inom e-handeln.

Maksuturva Media

Olemme koonneet tänne lehdistölle tarkoitetut valokuvat ja muut materiaalit. Laajemman valikoiman löydät *STT-lehdistöpalvelusta ja YouTube-kanavasta.

 

Lataa Maksuturvan logo

rgb_Maksuturva_solid.png   rgb_Maksuturva_wire_black.png   rgb_Maksuturva_wire_white.png

maksuturva-macbook.png

Senaste nytt i Twitter